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Kleingartenvereine

Vereinssoftware für Kleingartenvereine

Kleingartenvereine verwalten mehr als Mitgliederdaten: Pacht und Umlagen, Gemeinschaftsarbeit, Gartenordnung und die Warteliste für freie Parzellen laufen nebeneinander her. Vereinsheld bündelt die Vereinsseite dieser Aufgaben in einer App - Pächter, Beiträge, Arbeitseinsätze, Unterlagen und Kommunikation. Die Parzelle selbst bleibt draußen in der Anlage.

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Vereinsheld verbindet

  • Mitgliederverwaltung Verein
  • Beitragsverwaltung Verein
  • Termine, Kommunikation und Finanzen
  • Online-Mitgliedsantrag

Arbeitseinsätze planen und Arbeitsstunden nachhalten

Gemeinschaftsarbeit steht in vielen Anlagen in der Gartenordnung, und Streit entsteht meist erst bei der Frage, wer wann da war. Jeden Arbeitseinsatz legt ihr als Termin an, Pächterinnen und Pächter sagen in der App zu oder ab. Die Stundenpflicht selbst führt ihr als Sachbeitrag mit Menge und Einheit Stunden je Pächter und markiert ihn als erledigt, sobald die Stunden abgearbeitet sind. Automatisch aus den Zusagen verrechnet werden die Stunden nicht - den Abgleich macht weiterhin der Vorstand.

  • Arbeitseinsätze als Termine mit Zu- und Absage
  • Stundenpflicht als Sachbeitrag je Pächter, offen oder erledigt
  • Ersatzzahlung für nicht geleistete Stunden als einmaliger Beitrag

Pächter, Anwärter und Anlagenstruktur abbilden

Vereinsheld ist keine Parzellenverwaltung: Lageplan, Gartennummern mit Flächenangaben und Wertermittlungen bleiben in euren gewohnten Unterlagen. Die Menschen dahinter bildet ihr strukturiert ab - über Mitgliedschaftsarten für Pächter, Unterpächter, Anwärter und Ehrenmitglieder sowie über Abteilungen und Gruppen für Wege, Blocks oder Anlagenteile. Wer welchen Bereich betreut, steuert ihr über Rollen und Rechte.

  • Mitgliedschaftsarten für Pächter, Unterpächter und Anwärter
  • Abteilungen und Gruppen für Wege, Blocks und Anlagenteile
  • Mitpächter und Angehörige über Familien am selben Garten führen

Pacht, Umlagen und Vereinskasse

Bei euch steht selten nur ein Betrag auf der Jahresrechnung: Pacht, Vereinsbeitrag, Verbandsanteil, Versicherung und dazu die Umlage für die neue Wasserleitung oder das Vereinsheim. Über Beiträge legt ihr wiederkehrende Positionen und einmalige Umlagen an, unterschiedliche Sätze bildet ihr über Mitgliedschaftsarten ab, und läuft ein Garten auf ein Ehepaar, stellt ihr den Beitrag je Familie statt je Person. Wasser- und Stromzähler lest ihr weiterhin selbst in der Anlage ab und tragt den ermittelten Betrag anschließend als Position ein. In den Finanzen ordnet ihr Einnahmen und Ausgaben nach euren eigenen Kategorien; für Zuwendungen zum Spielplatz oder Vereinsheim lassen sich Spendenquittungen erstellen.

  • Pacht, Vereins- und Verbandsanteil als wiederkehrende Beitragspositionen
  • Umlage für Wasserleitung oder Vereinsheim als einmaliger Beitrag
  • Auslagen für Wegepflege, Häcksler und Gemeinschaftsgeräte einreichen

Gartenordnung, Pachtverträge und Begehungsprotokolle

Gartenordnung, Bauvorschriften für Lauben, Pachtvertragsmuster, Protokolle der Gartenbegehung und Merkblätter der Fachberatung liegen oft beim jeweiligen Vorstandsmitglied zu Hause. In Dokumenten und der Vereinscloud legt ihr sie zentral ab und macht sie den Pächtern zugänglich. Über Rollen und Rechte bleibt getrennt, was für alle gedacht ist und was nur der Vorstand sehen soll.

  • Gartenordnung und Laubenvorschriften für alle Pächter bereitstellen
  • Begehungsprotokolle und Vorstandsunterlagen nur intern sichtbar
  • Merkblätter der Fachberatung in der Vereinscloud ablegen

Warteliste und Vergabe freier Parzellen

Interessenten für einen freien Garten sind noch keine Mitglieder. In Vereinsheld führt ihr sie als Kontakte, ohne dass sie interne Mitgliederdaten oder Beiträge sehen, und schreibt sie über Kontaktlisten an, sobald eine Parzelle frei wird. Wer übernimmt, füllt den Online-Mitgliedsantrag aus, statt das Formular auszudrucken und nachzureichen.

  • Gartenbewerber als Kontakte statt auf einem Zettel im Vereinsheim
  • Über Kontaktlisten anschreiben, wenn eine Parzelle frei wird
  • Aufnahme über den Online-Mitgliedsantrag, geprüft vom Vorstand

Jahreshauptversammlung und Kommunikation in der Anlage

Einladung zur Jahreshauptversammlung, das Wasseranstellen im Frühjahr, die verschobene Gartenbegehung oder der Hinweis, dass das Vereinsheim am Wochenende belegt ist: Mitteilungen mit Push-Benachrichtigung erreichen die Pächter, der Newsletter geht über Kontaktlisten auch an Gartenbewerber. Beschlüsse fasst die Versammlung selbst - Umfragen nutzt ihr davor, etwa für die Terminwahl des nächsten Arbeitseinsatzes.

  • Einladung zur Jahreshauptversammlung als Mitteilung mit Push
  • Umfragen zum Termin des nächsten Arbeitseinsatzes
  • Chat für Vorstand, Fachberatung und Wegewarte

Entscheidungshilfe

Für welche Kleingartenvereine passt Vereinsheld?

Vereinsheld passt zu Kleingartenvereinen und Gartenfreunde-Vereinen, die Pächter, Pacht und Umlagen, Arbeitseinsätze und Vereinsunterlagen ehrenamtlich organisieren - vom Verein mit wenigen Gärten bis zur Anlage mit mehreren Wegen und eigenem Gemeinschaftshaus. Für Lageplan, Wertermittlung und Zählerablesung bleibt ihr bei euren gewohnten Unterlagen; Vereinsheld übernimmt die Pächter-, Beitrags- und Kommunikationsseite drumherum.

Wenn niemand in den Vorstand willVereinssoftware im ÜberblickMitgliederverwaltungBeiträge und VereinskasseOnline-Mitgliedsantrag

Häufige Fragen

Fragen aus der Praxis

Können wir mit Vereinsheld unsere Parzellen und Zählerstände verwalten?+

Nein. Vereinsheld führt keine Parzellenliste mit Lageplan, Flächen oder Zählerständen und berechnet auch keinen Wasser- oder Stromverbrauch. Abgebildet werden die Pächter dahinter: Mitgliedschaftsarten, Gruppen je Weg oder Block und die Beträge, die daraus entstehen. Den abgelesenen Verbrauchsbetrag tragt ihr anschließend als Beitragsposition ein.

Wie bilden wir die Gemeinschaftsarbeit und die Arbeitsstunden ab?+

Jeder Arbeitseinsatz wird ein Termin, zu dem die Pächter in der App zusagen oder absagen, so seht ihr vorher, mit wie vielen Helfern ihr rechnen könnt. Die Stundenpflicht selbst legt ihr als Sachbeitrag mit Menge und Einheit Stunden an und weist sie den Pächtern zu; geleistete Stunden markiert der Vorstand als erledigt. Verrechnet wird das nicht automatisch aus den Zusagen. Eine Ersatzzahlung für nicht geleistete Stunden könnt ihr als einmaligen Beitrag stellen.

Lassen sich Pacht, Vereinsbeitrag und eine Umlage getrennt abrechnen?+

Ja. Über Beiträge legt ihr wiederkehrende Positionen wie Pacht, Vereins- und Verbandsanteil an und ergänzt einmalige Umlagen, etwa für eine neue Wasserleitung oder die Sanierung des Vereinsheims. Unterschiedliche Sätze bildet ihr über Mitgliedschaftsarten ab, und ein Garten auf zwei Namen kann als Familienbeitrag gestellt werden. In den Finanzen seht ihr, welche Posten noch offen sind.

Wie führen wir die Warteliste für freie Gärten?+

Gartenbewerber legt ihr als Kontakte an. Sie sind keine Mitglieder, zahlen keinen Beitrag und sehen die internen Mitgliederdaten nicht, lassen sich aber über Kontaktlisten anschreiben, sobald eine Parzelle frei wird. Übernimmt jemand den Garten, kommen die Daten über den Online-Mitgliedsantrag herein und werden nach Prüfung in die Mitgliederverwaltung übernommen. Die Reihenfolge nach Wartezeit pflegt ihr dabei selbst.

Viele unserer Pächter sind ältere Gartenfreunde ohne Smartphone. Funktioniert das trotzdem?+

Der Vorstand arbeitet in der Web-Version am Rechner, Pächter können zusätzlich die Apps für iOS und Android nutzen, müssen es aber nicht. Wer nicht digital unterwegs ist, bleibt mit allen Daten, Beiträgen und Arbeitsstunden im System und wird wie bisher über den Aushang am Vereinsheim oder per Post erreicht. Der Verein kann mit dem Free-Tarif beginnen und weitere Module später dazunehmen.

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