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Chöre und Gesangvereine

Vereinssoftware für Chöre und Gesangvereine

Chöre und Gesangvereine takten ihr Jahr über die wöchentliche Probe, die Registerproben der einzelnen Stimmen und die Konzerte, auf die alles zuläuft. In Vereinsheld liegen Probentermine, Stimmgruppen, Zu- und Absagen, Mitgliederdaten und Beiträge an einer Stelle, in der App für iOS und Android und in der Web-Version. Eine Notenverwaltung gehört nicht dazu: Wer welche Notenmappe hat, bleibt eure eigene Liste.

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Vereinsheld verbindet

  • Mitgliederverwaltung Verein
  • Beitragsverwaltung Verein
  • Termine, Kommunikation und Finanzen
  • Online-Mitgliedsantrag

Chorprobe, Registerprobe und das Chorjahr planen

Die wöchentliche Chorprobe, die Registerprobe einer einzelnen Stimme und die Generalprobe vor dem Konzert stehen gemeinsam im Terminkalender. Sopran, Alt, Tenor und Bass legt ihr als Gruppen in der Vereinsstruktur an, sodass sich ein Termin gezielt an eine Stimme richten lässt statt an den ganzen Chor. Fällt eine Probe kurzfristig aus, weil die Chorleitung erkrankt ist, geht darüber eine Mitteilung an genau die Gruppe, die betroffen ist.

  • Sopran, Alt, Tenor und Bass als Gruppen der Vereinsstruktur
  • Registerprobe nur an die betroffene Stimmgruppe richten
  • Chorjahr als Saison abgrenzen, von der Sommerpause bis zum Adventskonzert

Vor dem Konzert sehen, welche Stimme besetzt ist

Je näher das Konzert rückt, desto wichtiger wird die Frage, ob jede Stimme besetzt ist. Zu Probe, Generalprobe und Auftritt geben die Sängerinnen und Sänger in der App eine Zu- oder Absage ab, und Push-Nachrichten erinnern an den Termin und an die Einsingzeit davor. Über Rollen und Rechte pflegt die Chorleitung Termine und Mitteilungen, während die Vereinskasse beim Kassenwart bleibt.

  • Zu- und Absagen zu Probe, Generalprobe und Auftritt
  • Push-Erinnerung an Generalprobe und Einsingzeit
  • Rechte für Chorleitung, Vorstand und Kasse getrennt vergeben

Noten-PDFs, Probenplan und Programmablauf ablegen

Eine Notenverwaltung hat Vereinsheld nicht: Welche Notenmappe bei wem liegt und wann sie zurückkommt, führt ihr weiterhin außerhalb der App. Noten-PDFs, Probenplan und Programmablauf des Konzerts legt ihr dagegen in der Vereinscloud ab, wo sich ein Ordner auch nur für eine einzelne Stimmgruppe freigeben lässt. Rückfragen zur Strichfassung oder zum Einsatz klärt ihr im Chat der jeweiligen Stimmgruppe.

  • Vereinscloud für Noten-PDFs, Probenplan und Programmablauf
  • Cloud-Ordner gezielt für eine einzelne Stimmgruppe freigeben
  • Notenausgabe und Notenrückgabe bleiben eure eigene Liste

Konzerte, Sängerfeste und Chorfreizeiten vorbereiten

Ein Jubiläumskonzert, die Teilnahme an einem Sängerfest oder die Chorfreizeit am Wochenende brauchen mehr Absprachen als eine normale Probe. Über Umfragen holt ihr Terminvorschläge, Zimmerwünsche oder Fahrgemeinschaften ein, statt Listen im Probenraum herumzureichen. Grundsatzfragen wie die Auftrittskleidung oder der Termin des Jubiläumskonzerts lassen sich vorab als Abstimmung stellen.

  • Umfrage zu Freizeittermin, Zimmerwunsch und Fahrgemeinschaft
  • Abstimmung über Auftrittskleidung oder Konzerttermin
  • Eigener Chat für die Tage der Chorfreizeit

Aktive Stimmen, fördernde Mitglieder und Nachwuchs

Wer nach der Schnupperprobe bleiben möchte, füllt den Online-Mitgliedsantrag am Handy aus, statt einen Papierbogen mit nach Hause zu nehmen; der Vorstand ordnet danach die Stimmgruppe zu. Fördernde Mitglieder, die den Chor mittragen, ohne selbst zu singen, bekommen eine eigene Mitgliedschaftsart und tauchen in den Probenterminen nicht auf. Im Kinder- und Jugendchor hängen die Eltern als Kontakte an den Familien, damit Absagen und Auftrittsinfos bei den Erziehungsberechtigten ankommen, und Nachweise der Betreuung liegen als Dokument beim jeweiligen Mitglied.

  • Online-Mitgliedsantrag nach der Schnupperprobe
  • Eigene Mitgliedschaftsart für fördernde Mitglieder
  • Eltern im Kinderchor als Kontakte über Familien einbinden

Beiträge, Honorar der Chorleitung und Kasse

Mitgliedsbeiträge für aktive und fördernde Mitglieder legt ihr in den Beiträgen an, offene Posten bleiben für den Kassenwart sichtbar. Honorar der Chorleitung, Saalmiete oder Einnahmen vom Sängerfest bucht ihr in den Finanzen; mit der erweiterten Finanzverwaltung ordnet ihr eine Buchung zusätzlich dem Adventskonzert als Termin oder einem Bereich zu. Notenkäufe und Fahrten zum Auftritt legen Ehrenamtliche vor und reichen sie über die Auslagenerstattung ein.

  • Beiträge für aktive und fördernde Mitglieder anlegen
  • Buchung dem Konzerttermin zuordnen über die erweiterte Finanzverwaltung
  • Auslagenerstattung für Notenkauf und Fahrt zum Auftritt

Entscheidungshilfe

Für welche Chöre und Gesangvereine passt Vereinsheld?

Vereinsheld eignet sich für gemischte Chöre, Männergesangvereine, Frauenchöre, Kirchen- und Gospelchöre, Shanty-Chöre sowie Kinder- und Jugendchöre, die Proben, Auftritte, Stimmgruppen, Beiträge und Kommunikation an einer Stelle führen möchten. Ob wöchentliche Probe im Gemeindehaus, Auftritt beim Sängerfest oder Vorbereitung auf ein Jubiläumskonzert: geplant wird über dieselben Termine, Gruppen und Rückmeldungen.

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Häufige Fragen

Fragen aus der Praxis

Können wir Sopran, Alt, Tenor und Bass getrennt ansprechen?+

Ja. Die Stimmgruppen legt ihr als Gruppen in der Vereinsstruktur an, und Termine, Mitteilungen und Chats lassen sich daran ausrichten. Eine Registerprobe erreicht dann nur Tenor und Bass, während die Ankündigung des Adventskonzerts an den ganzen Chor geht.

Sehen wir vor dem Konzert, wer bei den Proben zugesagt hat?+

Zu jedem Termin geben die Sängerinnen und Sänger eine Zu- oder Absage ab, die in der Terminübersicht sichtbar ist. Eine automatische Anwesenheitsstatistik über das ganze Chorjahr führt Vereinsheld nicht; ausgewertet wird der einzelne Termin. Für Generalprobe und Auftritt planen die meisten Chöre ohnehin je Termin.

Können wir unsere Noten in Vereinsheld verwalten?+

Eine Notenverwaltung gibt es nicht. Noten-PDFs, Probenpläne und Programmabläufe legt ihr in der Vereinscloud ab und gebt einen Ordner dort bei Bedarf nur für eine Stimmgruppe frei. Wer welche Notenmappe ausgeliehen hat und wann sie zurückkommt, führt ihr weiterhin außerhalb der App.

Wie bilden wir fördernde Mitglieder neben den aktiven Sängerinnen und Sängern ab?+

Über Mitgliedschaftsarten trennt ihr aktive und fördernde Mitglieder und hinterlegt für beide eigene Beiträge. Die Einladung zum Adventskonzert geht als Mitteilung an den Chor oder als Newsletter an eine Kontaktliste, in der die fördernden Mitglieder stehen. Spendenquittungen lassen sich im Rahmen der erweiterten Finanzverwaltung erstellen.

Wie erfassen wir das Honorar der Chorleitung und ausgelegte Kosten?+

Honorarzahlungen an die Chorleitung, Saalmiete oder Einnahmen vom Sängerfest erfasst ihr als Buchungen in den Finanzen; mit der erweiterten Finanzverwaltung ordnet ihr eine Buchung dem Konzerttermin zu. Notenkäufe und Fahrten zum Auftritt reichen Ehrenamtliche über die Auslagenerstattung ein. Eine Lohnabrechnung oder eine Schnittstelle zur Buchhaltung enthält Vereinsheld nicht.

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